Palestra - SPED - Sistema Público de Escrituração Digital

Empresários, Diretores de Empresas, Gerentes e Profissionais da Área Fiscal e Contábil, prestigiaram a palestra SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, ministrada pelo Professor Willian Ferreira dos Santos, professor da UNIMEP - CAPACIT (Centro de Capacitação Profissional e Corporativa) no dia 16/07/2013.

Com aproximadamente 70 (setenta) inscritos participantes da palestra e lista de espera, o professor proferiu sobre os seguintes tópicos do assunto em questão:

O que é contabilidade? (importância, objetivo, obrigatoriedade, legislação, normas e essencial fundamental do controle do patrimônio), demonstrações financeiras e contábeis, resultado operacional e fluxo contábil, livros contábeis e fiscais, o que é SPED? (legislação, objetivo, obrigatoriedade, complexidade, benefícios e cuidados com informações prestadas ao fisco), hierarquia do SPED em sua criação em 2007, cadastro sincronizado nacional, NF-e - Nota Fiscal Eletrônica, Projeto Piloto NF-e, Empresas Piloto, Processo de Massificação Voluntária, Obrigatoriedade de Entrega, Década de 80 e 90 (Substituição da Máquina de Escrever por Computadores), AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais), Substituição da AIDF Papel para a AIDF Eletrônica, Extinção da AIDF Eletrônica e Adoção da NF-e do Projeto SPED, Fato Gerador, Sujeito Ativo, Sujeito Passivo, Obrigação Principal e Obrigação Acessória, Certificação Digital, Criptografia Assimétrica, ICPBrasil, Credenciamento da Nota Fiscal Eletrônica no Estado de São Paulo, Processo de Implantação de Nota Fiscal Eletrônica, DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), Arquivo XML, EFD - Escrituração Fiscal Digital, Substituição de Livros Fiscais Manuais para o Processo Digital, Consulta Obrigatoriedade de Entrega da EFD - Escrituração Fiscal Digital, Leiaute da EFD - Escrituração Fiscal Digital, Tabelas, Blocos, Etc. Guia Prático de Entrega da EFD - Escrituração Fiscal Digital, Processo de Implantação da EFD - Escrituração Fiscal Digital, ECD - Escrituração Contábil Digital, Substituição dos Livros Contábeis Manuais para o Processo Digital, Legislação Pertinente, PVA (Programa Validador e Assinador), Processo de Implantação da ECD - Escrituração Contábil Digital, Geração do Arquivo TXT para Entrega ao Fisco, Modelo de Recibo de Entrega, Prazos de Entrega, Obrigatoriedade de Entrega, Multas por Atraso na Entrega.

Houve uma participação muito positiva e harmônica de todos os participantes com perguntas ao palestrante e troca de ideias e informações e, o professor fez questão de levar um livro copiador (LIVRO DIÁRIO) da década de 80, para que todos os participantes tivessem ideia de como era feito a contabilidade de forma manual.

A palestra aconteceu no auditório da ACIPI (Associação Comercial e Industrial de Piracicaba) - Espaço Escola de Negócios com 02h:30min. de duração iniciando as 19h:30min. e finalizando as 22h:00min.

Ocorreu também a menção de alguns casos tipos do dia a dia nas empresas pelo Professor Willian Ferreira dos Santos e, tivemos a participação positiva dos participantes na construção, desenvolvimento e esclarecimento das dúvidas inerentes ao SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, o que fez com que os participantes pudessem ter uma melhor reflexão sobre os tópicos abordados.

Algumas perguntas também foram direcionadas ao posteriormente ao e-mail do palestrante, que gentilmente fez questão de responder todas as questões.

REUNIÕES PRODUTIVAS

Em muitas das vezes e, em muitas empresas, muitas reuniões acabam atrapalhando e atravancando o desenvolvimento dos negócios na companhia do que trazendo soluções e resultados esperados.

Esse quadro é possível por não existir um planejamento antes e durante as reuniões para que elas atinjam sua efetividade com total sucesso. Mediante essas situações segue sugestão de como montar reuniões produtivas.

Antes de qualquer coisa é preciso entender que, o fluxograma aceito em uma reunião, é um fluxograma que serve para balizar os assuntos a serem tratados na reunião, a necessidade da participação de todos os envolvidos no assunto inerente a reunião, a flexibilidade por parte do gestor (mediador da reunião) para lidar com situações complicadas, inesperadas, difíceis e problemáticas, bem como, gerir comportamentos inadequados na reunião, ter boa postura para as apresentações dos assuntos nas reuniões e, expertise para criar e desenvolver plano de ação em conjunto com os participantes na reunião, expondo assim que o mediador possui know-how suficiente para trabalhar em equipe e liderar projetos e pessoas na organização.

Fluxograma do planejamento e execução de uma reunião[1]

 Para que uma reunião tenha o sucesso esperado, se faz necessário acontecer o que se segue no fluxograma acima;

1.       Planejar: O planejamento é a base do sucesso nas reuniões;

2.       Participação: Todos os envolvidos precisam participar na reunião;

3.       Comportamentos: É necessário que o mediador da reunião tenha flexibilidade suficiente para lidar com comportamentos inadequados durante a reunião;

4.       Plano de Ação: O mediador teve estabelecer planos de ação efetivos para o alcance dos resultados esperados, analisando criteriosamente alguns fatores: tempo, custo e responsáveis;

5.       Apresentação: Muito importante que o mediador tenha uma boa eloquência ao discorrer sobre os assuntos a serem tratados na reunião, bem como ter boa técnica de apresentação para que os assuntos sejam tratados de forma clara e objetiva.

Cada equipe ou organização acaba, de uma forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes desperdiçam o tempo dos envolvidos.

1.       As reuniões acabam sempre sendo um ponto crítico de sucesso do projeto.

São nas reuniões de projeto em que se reúne a equipe (toda ou parcial) e decisões ou planos de ações são tomados. Essas decisões que acabarão definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e re-planejamento do projeto. 

2.       Esquema básico de uma reunião[2]

2.       Reuniões produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e alinham todas as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Vamos, então, direto ao ponto. Abaixo são listadas as principais características que tornam as reuniões mais produtivas:

A.      Toda reunião deve ter um objetivo

§ Prepare uma pauta (desde um e-mail informal até um documento impresso), que expresse bem o que será discutido na reunião agendada;

§ A pauta deve ser distribuída com antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite que as pessoas se prepararem para o que será discutido.

B.      Os horários devem ser respeitados

§ Defina bem os horários de início/fim da reunião;

§ Todos os membros da reunião devem chegar no horário marcado.

C.      As pessoas certas devem estar na reunião

§ As reuniões nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto. Devem-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo da reunião, para que o plano de ação resultante seja mais efetivo.

D.      O ambiente deve ser informal e agradável

§ A reunião deve sempre ter um condutor, que estabeleça as regras da reunião e permita que todos os participantes, de fato, participem do que está sendo discutido na reunião;

§ Discussões ocorrem, e são boas quando são construtivas. Ou seja, ao invés de apenas falar que algo está errado ou que não vai bem, proponha, uma forma de resolver o problema.

E.       A ata deve ser um plano de ação

§ Uma ata não deve ser apenas um registro do que foi dito na reunião. Ela também deve ser um plano de ação que a equipe irá executar para cumprir os objetivos do projeto.

No Google Drive, disponibilizei um modelo de ata e de pauta que pode ser acessado gratuitamente.

Concluindo, tornar uma reunião produtiva ajuda a unir a equipe do projeto, criando sinergia e tornando a comunicação mais eficiente, além de sempre alinhar as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Abaixo relaciono algumas dicas a seguir antes e durante uma reunião.

A.      ANTES DA REUNIÃO:

1.       Primeiro precisamos identificar o tipo de reunião, bem como termos uma pauta das nossas reuniões;

2.       Estimar o tempo de duração de cada tópico da reunião e, em nossa opinião é que as reuniões não ultrapassem 1 (uma) hora de duração, pois, além disso, acreditamos que a reunião se torna cansativa, exaustiva, bem como, tem grandes possibilidades de perder o foco dos assuntos a serem desenvolvidos;

3.       Identificar quem serão os envolvidos nessas reuniões;

4.       Definir o número de participantes, local, data, horário e o tempo dessas reuniões, bem como cumprir esses quesitos;

5.       Elaborar um cronograma (agenda) das reuniões com etapas a ser seguidas;

6.       Comunicar os participantes dessa reunião com antecedência.

B.      DURANTE A REUNIÃO:

1.       Ouvir o que as pessoas estão dizendo, aceitar como um ponto de vista diferente e, analisar se realmente tem sentido o que esta sendo exposto pela pessoa;

2.       Usar as reuniões para solucionar problemas e NÃO para intimidar ou medir forças com outros participantes da reunião;

3.       Muito importante que tenhamos um feedback ao final da reunião de como ela foi conduzida, bem como, estabelecer prazos para o que se desenvolveu nessa reunião;

4.       Estar atento a participação de todos os envolvidos é de suma importância, bem como introduzi-los no contexto discutido na reunião, outrossim, é de suma importância a participação de todos na reunião;

5.       Analisar se as pessoas que estão participando da reunião estão compreendendo o assunto, bem como se estão comprometidas com a reunião;

6.       Anotar em uma folha apartada (folha de pendências) todos os assuntos que não estejam no contexto da reunião, bem como quando isso ocorrer, com a maior diplomacia e profissionalismo trazer o contexto da reunião a tona e não deixar que assuntos alheios sejam despendidos a todo momento na reunião;

Definir ações, responsáveis pelas ações e, prazos de forma democrática e participativa e jamais ditatorial.

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[1] Figura desenvolvida pelo autor deste artigo.

[2] Figura desenvolvida pelo autor deste artigo.